こんにちは、ぶいずです。
普段上司や同僚と会話をしている時に「相手に伝えたかったことがバラバラになる」「何度も聞き返されることがあり、伝わっているかわからない」
こんな悩みはありませんか？
こんなことを言われてしまったら「自分は仕事ができていないのかな？」と疑心暗鬼にもなりますよね。
そんな時は9割の仕事ができる人が使っているPREP法を取り入れて、会話に落とし込んでみましょう。
この記事を読むことで、相手に伝わりやすい会話ができるようになりますよ。
それでは、いってみましょう！
9割の仕事ができる人が使っているPREP法とは？
PREP法とは、会話や文章をわかりやすく説明するときに使う方法の1つです。
Point（結論）→Reason（理由）→Example（具体例）→Point（結論）の頭文字を取ってPREP法と呼ばれています。
・Point（結論）→会話、文章の要点部分です。ここでまずは伝えたい結論を述べます。
・Reason（理由）→結論で述べた理由を説明します。
・Example（具体例）→理由を裏付ける、具体的な例を説明します。
・Point（結論）→文章のまとめの部分で、最後にもう一度結論を伝えます。
物語を構成する時に使う起承転結とは違いビジネスの場面やブログの文章を書く時に役立ちます。
例にすると
Point（結論）
WEBマーケティングで稼いでいきたいなら、まずはライティングスキルを身に付けるためにブログから始めましょう。
Reason（理由）
なぜなら、ライティングスキルはWEBマーケティングの活動にとっての基礎の土台となるからです。
Example（具体例）
例えば、Instagramの投稿の興味付けの文章やyoutubeの台本作成、自分の商品を売るときの販売促進メッセージなど、コピーライティングを学ばなければ、売り上げを上げることはできないからです。
そのライティングスキルをあげる1番の近道がブログを書くことになります。
Point（結論）
以上から、WEBマーケティングで稼いでいくためには、ライティングスキルを上げるためにブログから始めましょう。
このように結論から話すことによって、伝えたことがわかりやすくなり、説明力が上がります。
PREP法は普段から意識することで習慣化し、使い続けることが大切になります。
まずは職場の上司への報告から「結論から言うと、、」と話すことを意識して徹底することをオススメします。
PREP法のメリット3選
①相手にストレスがかからない
②文章が書きやすくなる
③シンプルになる
①相手にストレスがかからない
結論から話すことによって、相手は「この話は一体何の話をしているんだ？」と頭の中で考えることがなくなるので、話のストレスがかからず、相手の話に集中して聞ける状態になっています。
もし相手がストレスを感じながら話を聞いていると「結論何だろう？」と考えてしまい重要な話が伝わらないことがあります。
そして結論を知った後は、その結論対する理由、理由がわかれば具体例と相手が知りたいことを順番にPREP法に当てはめることで、相手が知りたい情報を知りたい順番で届けることができ、ストレスがなくなります。
②文章が書きやすくなる
文章を書くときにPREP法を使うことによって文章が書きやすくなります。
結論を書くことで話の目標が決まります。
型にハメることによってそのあとの導線が決まるので「次はこれを書けば良い！」となり、文章を考えるときの構成から本文ができあがるスピードが早くなります。
なのでPREP法を使うと文章が書きやすくなるのです。
③シンプルになる
先に結論を伝えることで頭の中が整理され「あれも伝えないと、これも伝えないと」とごちゃごちゃにならないためシンプルになります。
ビジネスのシーンで報連相をするときに「ごめん、何が言いたいかわからなかったから、もう一度説明してくれる？」と言われることもなくなります。
PREP法のデメリット3選
PREP法は便利ですが、効果を発揮しないこともあります。
①長文には向かない
②慣れるまでには時間がかかてしまう
③日常会話には向かない
①長文には向かない
PREP法のメリットでも説明した通り、シンプルになるので長文には向いていません。
また自分の想いを全面に伝えたい場面にPREP法を使ってしまうと、冷たい印象を与えてしまいます。
②慣れるまでに時間がかかる
PREP法を使って会話、文章を円滑にするまでは時間がかかります。
結論を伝えることはできても理由と具体例のところが混ざってしまったりするとクオリティが高い文章が作れません。まずは1番伝えたい結論を前に持ってくるように意識して理由を簡潔に伝えれるように練習しなければなりません。
③日常会話には向かない
PREP法はわかりやすく説明をするときに効果を発揮する法則です。
日常会話では結論を先に言うより結論（オチ）を最後に言うことで聞き手は「最後どうなるんだろう？」と興味を持ってもらいながら話すことが多いです。オチを最初に言ってしまうと話が盛り上がりません。
例えば、テレビでの芸人さんの話なんかがそうですよね。先にオチを言ってしまうと笑いが起きずシーンと静かになってしまいます。
なのでわかりやすく説明をするときにだけ取り入れていきましょう。
PREP法のテンプレートと使う時のコツ
PREP法テンプレート
では実際にPREP法を使ったテンプレートを見てみましょう。
Point（結論）
結論から言うと、弊社の経費を10％節約することを実施します。
Reason（理由）
なぜなら、無駄な商品の購入が目立ち、余ってきています。
さらにここ数年は消費税増税に伴い、弊社の経費額は年々上昇してきているからです。
Example（具体例）
例えば、在庫があるにもかかわらず、購入している商品やサービスがあり経費額をさらに圧迫しています。それを見直し、徹底管理をすることで新しく購入することを避けます。
Point（結論）
以上の点で経費10％の節約を実施していきます。
このような感じで簡潔にわかりやすく相手に伝えることができます。
PREP法のコツ
上記のテンプレートにも取り入れていますが、それぞれのパートでPREP法を使う時のコツがあります。
Point（結論）
まず、最初の結論で「結論から言うと・・・」と始めてください。そうすることで、結論を言わざるを得ない状態になります。
また相手に「これから結論を話すんだな。」という前提を植え付けることができます。
Reason（理由）
「なぜならやというのも」から始めてください。これにより理由を言わざるを得なくなります。
理由は1,2行で言い切るようにしましょう。具体例を言う場面がなくなります。
Example（具体例）
「例えばやこんなことがありまして」を冒頭に伝え、実際に会ったことを話します。
Point（結論）
「なので、結論はまたはポイントは」と冒頭に置くことで最後のまとめがしやすくなります。
各項目の冒頭を意識しながら使って練習をしてみてください。
PREP法を使った場合と使わなかった場合
では実際にPREP法を使った場合と使わなかった場合を会社での上司と部下のやり取りを例に取ってみましょう。
使わなかった場合
上司「○○様用の商談資料完成してる？」
部下「いや、実は急遽、新規のお客様からの商談の申し込みがありまして、そちらの対応をしており、、、」
上司「ん・・・？」
部下「新規のお客様との商談日程を決めて○月○日にしようかと、、、」
上司「いや、新規のお客様のことじゃなくて、○○様の商談資料は完成してるの？」
部下「失礼いたしました。○○様の商談資料はまだ完成しておりません。」
上司「了解。先に聞かれてることに対して結論から話そうね。」
結論を先に言わないことで、上司への回答がバラバラになっていますね。
PREP法を使った場合
上司「○○様用の商談資料完成してる？」
部下「
Point（結論）すいません、まだ完成はしておりません。
Reason（理由）というのも新規のお客様の対応をしておりました。
Example（具体例）新規のお客様の情報と詳しい状況を知りたいため、商談日程のアポイントを取っておりました。
Point（結論）そのために○○様の商談資料は完成しておりません。」
上司「了解。今日中には完成できるようにお願いね。」
このようにPREP法を使うことで言いたいことが明確になり、不要なやりとりがなくなります。
最後に
今回は9割の仕事ができる人が使っているPREP法についてお伝えしてきました。
Point（結論）→Reason（理由）→Example（具体例）→Point（結論）の順番で話すことで相手に何が言いたいのがわかりやすく説明することができます。
ビジネスシーンや文章を書いて伝えるときにとても役に立ちます。
PREP法のメリットとして
①相手にストレスがかからない
②文章が書きやすくなる
③シンプルになる
またメリットだけではなくデメリットもあります。
①長文には向かない
②慣れるまでには時間がかかてしまう
③日常会話には向かない
全ての場面で使えるということではないので、場面場面で使うようにしていきましょう。
テンプレートも載せているので参考にしながら練習してみてくださいね。
最後までお読みいただきありがとうごさいました。
